Hoofdstuk 7. De ILT intern op koers

Tijdelijke werkorganisatie

In 2018 is de ILT begonnen met een nieuwe organisatiestructuur in een tijdelijke werkorganisatie. Voordeel hiervan is dat de ILT ‘geleid organisch’ kan verkennen welke organisatievorm het beste de inhoudelijke opdracht ondersteunt. Doel van de tijdelijke werkorganisatie is: brede samenwerking binnen de organisatie stimuleren om optimaal te profiteren van de aanwezige kennis en kunde. Verder willen we hiermee beter aansluiten bij de ILT-brede risicobenadering door de sectorale indeling van de organisatie te doorbreken. Binnen de tijdelijke werkorganisatie geeft de portefeuille Informatie en Programmeren invulling aan de hiervoor beschreven manier van informatie- en risicogestuurd werken.

De tijdelijke werkorganisatie is een basisstructuur van waaruit medewerkers in programma’s kunnen werken aan de prioritaire thema’s. Op deze wijze biedt de organisatiestructuur zowel duidelijkheid en zekerheid als flexibiliteit.

Eind 2018 is een start gemaakt met een formele reorganisatie die in 2019 uitmondt in een nieuwe organisatie. Overigens is elke nieuwe structuur in de snel veranderende omgeving per definitie tijdelijk. De inhoudelijke vernieuwing is nooit af, maar vraagt om voortdurende reflectie en focus op verbetering en innovatie. Dus ook na afronding van het formele reorganisatietraject gaat de verandering en vernieuwing onverkort door.

Beleidsdoorlichting artikel 24

In het kader van de reguliere beleidsdoorlichting is in 2018 door een extern adviesbureau de doeltreffendheid en doelmatigheid van de ILT onderzocht, inclusief de daarbij geldende governance binnen het ministerie van IenW. Het gaat om de periode 2012-2017. De resultaten van deze beleidsdoorlichting gebruikt de inspectie als toets en voor verdere invulling van de implementatie van het verandertraject Koers ILT 2021. De uitkomsten? De onderzoekers hebben geen eindconclusies over de doeltreffendheid en doelmatigheid getrokken. De onderzoekers geven wel aan dat de governance tussen de ILT en het ministerie van IenW op een aantal punten de doeltreffendheid en doelmatigheid van de ILT kan belemmeren. Er is draagvlak voor de ingezette Koers door de ILT in de buitenwereld. De onderzoekers vragen aandacht voor consistentie in de communicatie over deze Koers en de naderende reorganisatie. Het onderzoek gaat met kabinetsreactie naar de Tweede Kamer.

Onderzoek Algemene Rekenkamer

De Algemene Rekenkamer heeft begin 2018 onderzoek gedaan naar risicogericht en informatiegestuurd toezicht door de ILT. Voor haar onderzoek baseert de Rekenkamer zich op notities en interviews met medewerkers. De Rekenkamer concludeert dat de ILT flinke vorderingen maakt met name op strategisch niveau. Tegelijkertijd meldt ze dat de ILT aan het begin van deze beweging staat en er dus nog een flinke weg is te gaan. Verder constateert de Rekenkamer dat risicogericht en informatiegestuurd toezicht niet per definitie leidt tot minder benodigde capaciteit. Het kan ertoe leiden dat er meer capaciteit nodig is, met name aan de voorkant van het proces (verzamelen, analyseren van bronnen, programmering). De Rekenkamer beveelt de minister aan om de relatie tussen de ILT en beleid te versterken zonder daarbij de onafhankelijke positie van de ILT uit het oog te verliezen. In de reactie op het hoor en wederhoor onderschrijft de bewindspersoon de conclusies en aanbevelingen van de Rekenkamer. Het resultaat hiervan is op 16 mei (Verantwoordingsdag) naar de Tweede Kamer gestuurd als onderdeel van het Rekenkamerrapport bij het jaarverslag van IenW.

Ontwikkeling bedrijfsvoering

De ontwikkeling van de ILT-organisatie en de verbetering van de primaire processen vragen een aanpassing van de bedrijfsvoering van de ILT. Kort gezegd: het vergroten van de slagvaardigheid van de organisatie en de efficiëntie van de hele prestatieketen. Eind 2018 heeft de ILT een plan opgesteld voor de gewenste bedrijfsvoering.

Wat heeft dit opgeleverd?

• Een plan voor een kleinere bedrijfsvoeringsorganisatie door een omslag naar zelfservice en te werken in pools.
• Een Product Dienst Catalogus voor de bedrijfsvoering en voor de ondersteuning van toezicht, met name voor de toezichthoudende programma’s.
• Verbetering van het inkoop- en betalingsproces.

De bedrijfsvoeringsorganisatie is eind 2018 gestart met het veranderingsproces en is er op gericht om eind 2020 de gewenste eindsituatie te bereiken. Vanaf begin 2019 worden in de tijdelijke werkorganisatie de nieuwe werkmethodes uitgeprobeerd.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim binnen de ILT is in 2018 gedaald en ligt significant lager dan het ziekteverzuim in de voorgaande jaren. Zonder het vanuit de cijfers te kunnen staven, levert de lagere span of control van ongeveer 15 fte per teamleider wellicht ook een positieve bijdrage aan het huidige verzuimpercentage.

De ILT wil het ziekteverzuim nog verder omlaag krijgen. Hiervoor heeft de ILT samenwerking met Rijkswaterstaat gezocht om leereffecten van Rijkswaterstaat te benutten. Daarnaast is in samenwerking met de bedrijfsarts en de bedrijfsmaatschappelijk werker gekeken naar de vitaliteit van medewerkers, als onderdeel van duurzame inzetbaarheid. Dit wordt op dit moment verder uitgewerkt.

Vakmanschap en personele aandacht

In de tijdelijke werkorganisatie zijn nieuwe, toekomstgerichte programma’s en portefeuilles ingericht. Alle medewerkers zijn in afwachting van de definitieve plaatsing in 2019 toegedeeld aan de nieuwe onderdelen. Het behouden en vergroten van kennis en vakmanschap is een belangrijke factor in de organisatieontwikkeling. Ongeveer 95% van de medewerkers is op de juiste wijze toebedeeld. Na het indienen van bedenkingen en het advies van de adviescommissie heeft 5% alsnog een andere functie betrokken. De ILT vindt duurzaam vakmanschap, met plezier op de juiste functies werken, en passende werkomstandigheden belangrijk. In 2018 is een strategisch personeelsplan in concept opgesteld. Het feit dat de ILT het ministerie in diverse gremia, zowel op nationaal als internationaal niveau, vertegenwoordigt stelt hoge eisen aan de deskundigheid en de inzetbaarheid van de medewerkers van de ILT.

Om een aantrekkelijke werkgever te worden voor jongeren met voor de toekomst belangrijke competenties (bijvoorbeeld data-analyse, kunstmatige intelligentie of blockchain-technologie) biedt de ILT (afstudeer)stages en traineeships aan in relevante hbo- en wo-studierichtingen. Op deze manier probeert de ILT deze kennis in de organisatie te borgen. In 2018 hebben 11 stagiaires hiervan gebruik gemaakt.

In- en uitstroom

In 2018 hebben 25 medewerkers afscheid genomen van de ILT vanwege de pensioengerechtigde leeftijd. Verder zijn 46 medewerkers via reguliere mobiliteit vertrokken. Tegenover de uitstroom van totaal 71 medewerkers staat een instroom van 86 medewerkers. Goed zicht op de formatieve ontwikkeling is nu mogelijk omdat sinds 2018 de basisinformatie op formatiegebied op orde is.

Kennis behouden

Om het wegebben van kennis en ervaring te voorkomen, is gebruik gemaakt van anticiperende werving. Waar nodig zijn functies kortdurend dubbel bezet. In 2018 is gestart met 3 proeftuinen. In deze proeftuinen worden nieuwe werkwijzen ontwikkeld en getest om kennis te behouden en vakmanschap te vergroten.

In 2018 zijn peergroups ingevoerd. Onder begeleiding van Pentascope zijn voor alle afdelingshoofden, teamleiders en programmamanagers peergroups ingericht waarbij kennis wordt gedeeld en ervaringen worden uitgewisseld. De leidinggevenden zijn in de tijdelijke werkorganisatie toebedeeld met een nieuw leiderschapsprofiel als basis.

Duurzaamheid

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat heeft zichzelf tot doel gesteld om in 2020 haar CO2-uitstoot te reduceren met 20%. Het doel is om in 2030 klimaatneutraal te zijn: CO2 uitstoot als gevolg van elektriciteitsverbruik, brandstofverbruik, inkopen en opdracht is dan tot nul teruggebracht. Ook rijksbreed zijn duurzaamheidafspraken gemaakt. Er is bijvoorbeeld op nationaal niveau de Green Deal Elektrisch Rijden ondertekend door het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Ook is onder regie van het ministerie een brandstofvisie opgesteld. De ILT zal dit vertalen naar concrete maatregelen voor haar eigen wagenpark. Het wagenpark van de ILT telt nu 350 dienstvoertuigen. Om de doelstelling van 20% minder CO2-uitstoot in 2020 te realiseren, is reductie van het aantal dienstvoertuigen en vervanging voor een elektrische variant nodig. Rijkswaterstaat, waar het tactisch en operationeel wagenparkbeheer van de ILT is ondergebracht, is de partner in business van de ILT voor de doorvertaling en realisatie van deze maatregelen.

Financiën

In het jaarverslag van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat 2018 staat een uitgebreide toelichting en verantwoording van de staat van baten en lasten en de balans 2018.

De ILT heeft over 2018 een negatief resultaat behaald van € 3,5 miljoen. Het negatieve resultaat is het gevolg van (incidentele) reorganisatiekosten, tariefstijgingen bij de Shared Service Organisaties (SSO’s) en incidentele onderzoekskosten naar aanleiding van het ongeval met een Stint. Om een negatief resultaat in de toekomst te voorkomen, heeft ILT maatregelen genomen om de ICT-kosten terug te dringen en zijn structurele kosten verwerkt in de tarieven 2019.

Activa

Liquide middelen

De ILT beschikte eind 2018 over € 34,7 miljoen aan liquide middelen. Hier tegenover staat een aantal voorzieningen, reserveringen en schuldposities op de balans.

Passiva

Eigen vermogen

Als gevolg van het negatieve resultaat daalt het eigen vermogen van de ILT naar € 0,2 miljoen.

Voorzieningen

Het betreft een voorziening functioneel leeftijdsontslag, een reorganisatievoorziening en een voorziening claims derden.

Overige schulden en overlopende passiva

Hieronder vallen verscheidene schuldposities van de inspectie. De belangrijkste daarbij zijn de verplichtingen aan het personeel en transitorische posten.